Automatizácia stavu objednávky v GoodEshop umožňuje prepojiť jednotlivé kroky procesu objednávky s platbou, expedíciou, fakturáciou aj ďalšími krokmi bez manuálneho zásahu. Workflow objednávky je možné nastaviť podľa konkrétnych potrieb a pravidiel vašej firmy – od prijatia objednávky cez jej úhradu až po doručenie alebo reklamáciu.
- V sekcii Banky/Platobné brány môžete nastaviť pravidlá párovania (variabilný symbol faktúry, číslo faktúry, číslo objednávky).
- Po úspešnom párovaní platby systém automaticky zmení stav objednávky na vami určený (napr. „uhradená“) – stav sa mení aj v prípade manuálnej úhrady v zozname objednávok.
- Nastavenie, ktoré pole má prioritu pri párovaní, je možné meniť podľa vašich preferencií.
- Pri napojení prepravcu môžete určiť stav objednávky po jednotlivých míľnikoch:
- po odoslaní zásielky,
- po doručení zásielky,
- po vrátení zásielky,
- po pripravení zásielky na prevzatie (výdajné miesto),
- po neúspešnom pokuse o doručenie.
- Systém tieto stavy aktualizuje automaticky podľa informácií od prepravcu.
- Môžete nastaviť, pri akom stave (alebo kombinácii stavu, typu platby, spôsobu dodania) systém automaticky vytvorí faktúru, zálohovú faktúru, alebo dobropis.
- Pokročilé nastavenia umožňujú detailné rozdelenie pravidiel: napr. vystavovať zálohovú faktúru pri stave „Prijatá“ a platbe „Prevodom na účet“, ostrú faktúru pri „Prijatá“ a platbe „Platobná karta“, dobropis pri „Zrušená“.
- Faktúru je možné vystaviť aj automaticky po úhrade alebo po doručení zásielky.
- Kedykoľvek môžete v zozname objednávok alebo v detaile objednávky zmeniť stav ručne (napr. „Vyexpedovaná“, „Storno“, „Čaká na platbu“ – podľa ponuky stavov vášho eshopu).
- Hromadné zmeny stavu pre viac objednávok naraz sú dostupné cez multiselect a akciu „Zmeniť stav“.
- Každá zmena stavu môže aktivovať konkrétnu emailovú šablónu alebo inú notifikáciu – nastaviteľnú v sekcii Emaily.
- Môžete tak posielať email pri prijatí, zmene stavu, vystavení faktúry, doručení či reklamácii, s možnosťou oneskoreného odoslania alebo vylúčenia z určitých trhovísk.
- V nastaveniach fakturácie, banky aj pre každého prepravcu určí, aký má byť ďalší stav objednávky po splnení určitej podmienky (úhrada, expedícia, doručenie, reklamácia).
- Stav sa prepíše aj v eshope, ak je povolené obojsmerné napojenie.
- Nastavte si workflow, ktorý presne vyhovuje vášmu predajnému procesu a eshop platforme – môžete využiť základné aj pokročilé nastavenia.
- Pravidelne overte, či stavy objednávok z eshopu korešpondujú so stavmi vo vašom workflows a e-shop platforme (napr. Woocommerce, Upgates, Webareal apod.).
- Vždy testujte automatizačné pravidlá a zmenu stavu na vzorke objednávok pred spustením ostrej rutiny; môžete tak odhaliť nekorektné nastavenia alebo chýbajúce kroky v procese.
Automatizovaný workflow stavu objednávky v GoodEshop znamená plynulý prechod od prijatia až po expedíciu a účtovanie, lepšiu informovanosť zákazníkov aj tímu a výrazné zníženie manuálnej réžie.