Automatizácia workflow po prijatí platby je kľúčová pre úsporu času, znižovanie chýb pri spracovaní objednávok a zrýchlenie expedičných a účtovných procesov v e-shope. GoodEshop umožňuje nastaviť flexibilné automatické akcie, ktoré sa spustia po úspešnom spárovaní platby s objednávkou alebo faktúrou.
- Zmena stavu objednávky:
Po úspešnom spárovaní platby je možné automaticky nastaviť objednávku na stav „uhradená“, „expedovaná“ alebo vlastný zákaznícky stav podľa vašich potrieb.
- Vystavenie faktúry:
Ak je integrovaný ekonomický systém, môže sa automaticky vystaviť ostrá alebo zálohová faktúra k objednávke/faktúre podľa vopred definovaných pravidiel.
- Odoslanie notifikácie zákazníkovi:
Systém môže automaticky poslať e-mail alebo SMS zákazníkovi o prijatí platby, zmenenom stave objednávky alebo o pripravovanej expedícii.
- Spustenie expedície/expedičných workflow:
Objednávka môže byť automaticky presunutá do expedičného modulu/skladu, alebo vygenerovať pokyn na odoslanie/prepravnú etiketu.
- Synchronizácia skladových zásob:
Po prijatí platby a zmene stavu objednávky sa automaticky odpočíta tovar zo skladu (pri nastavení v integrácii skladu).
- V sekcii Banka alebo v nastaveniach ekonomického systému aktivujte voľbu „Automatická zmena stavu objednávky po úhrade“.
- V nastavení workflow/pravidiel si zvoľte:
- stav objednávky po prijatí platby
- akcia s faktúrou (či vystaviť novú, aktualizovať, ignorovať)
- prednastavený text/šablónu notifikačných správ (email)
- Pri viackanálovom predaji (marketplace, multieshop) je možné definovať pravidlá samostatne pre každý napojený kanál.
- Priamo uhradená objednávka (kartou, online):
- párovanie platby → okamžitá zmena stavu na „uhradená“ → vystavenie faktúry → notifikácia zákazníkovi → prepojenie so skladom → začiatok expedície
- Platba prevodom:
- párovanie platby → notifikácia → vystavenie faktúry → podľa pravidiel posun do ďalšieho stavu/expedície
- Objednávka s platbou na dobierku:
- platba až po doručení → notifikácia → vystavenie faktúry
- Všetky kroky automatizácie sú logované (v prehľade objednávok/logu úloh), s možnosťou spätnej kontroly, histórie zmien či prípadného ručného zásahu (napríklad spätné vrátenie do stavu pred úhradou).
- Možnosť hromadne aplikovať workflow pre viac objednávok naraz (napr. pri spätnej synchronizácii alebo pri veľkých objemoch platieb).
Automatizácia workflow po prijatí platby v GoodEshop zásadne zrýchľuje proces vybavovania objednávok, znižuje množstvo manuálnych úkonov a umožňuje hladkú prevádzku aj pri veľkých objemoch predaja a multikanálovom obchode.