Správa faktúr a súvisiacich dokladov patrí k základným operáciám v každom e-shope s prepojením na ekonomický systém. GoodEshop ponúka prehľadný systém nastavení, automatizácie a hromadnej práce s faktúrami, zálohovými faktúrami aj dobropismi – s prihliadnutím na špecifiká rôznych účtovných platforiem.
- Ostrá faktúra – riadny daňový doklad, ktorý sa vystavuje k zaplatenej alebo odoslanej objednávke.
- Zálohová faktúra – preddavková faktúra, vystavuje sa najčastejšie pri platbe vopred, po úhrade je možné automaticky vystaviť ostrú faktúru.
- Dobropis – opravný daňový doklad (storno), vystavuje sa pri úplnom alebo čiastočnom vrátení platby/objednávky .
- Môžete nastaviť automatické vystavenie faktúry, zálohovej faktúry alebo dobropisu na základe:
- stavu objednávky (napr. „Prijatá“, „Zrušená“)
- typu platby/doručenia (napr. „Platba kartou“, „Odber na dobierku“)
- Pravidlá je možné nastavovať podrobne – môžete mať rôzne kombinácie podľa potrieb workflow. Príklad:
- Zálohová faktúra pri stavu „Prijatá“ + „Prevodom na účet“
- Ostrá faktúra pri stavu „Prijatá“ + „Platobná karta“
- Dobropis pri stavu „Zrušená“
- Nie všetky ekonomické systémy podporujú všetky typy dokladov – ak nie je možnosť zvoliť určitý typ, systém ho nepodporuje .
- Vystavenie ostrej faktúry po úhrade zálohovej: Ak je nastavenie aktívne, systém automaticky vystaví ostrú faktúru po úhrade zálohovej, napr. pri platbe prevodom.
- Automatické vystavenie faktúry po úhrade objednávky: Faktúra sa vystaví buď po manuálnej úhrade cez systém, alebo po automatickom párovaní s platbou .
- Pre každý typ dokladu môžte nastaviť formát číslovania (napr.
FARRRRCCC, ZALRRRRCCC, DOPRRRRCCC).
RRRR – aktuálny rok na 4 číslaRR – rok na 2 číslaCCC – poradové číslo s nulovým prefixom
- Číslo pre každý typ dokladu sa automaticky zvyšuje a na začiatku roka sa vynuluje.
- Každý typ musí mať vlastný formát číslovania .
- V sekcii Zoznam faktúr nájdete prehľad všetkých vystavených dokladov.
- Filter podľa stavu (uhradená/neuhradená/čiastočne uhradená), typu (ostrá/zálohová/dobropis) a fulltextové vyhľadávanie.
- Každý doklad má tlačidlo na stiahnutie PDF (po stiahnutí je ikona zelená) a zmazanie (s možnosťou zmazať aj z ekonomického systému).
- Hromadné akcie: stiahnuť PDF (aj v ZIP alebo spojiť do jedného PDF) alebo zmazať viacero faktúr naraz .
Pri vystavovaní dokladu môžete pre každé pole využiť šablónu alebo špeciálne slovo (makro, napr: {order.number}, {order.client.name}), ktoré systém automaticky nahradí konkrétnou hodnotou objednávky:
- Názov, popis, dátum, splatnosť, číslo objednávky, mena, zľava, poznámka, OSS a ďalšie klientské údaje .
- Nastavenia číselníkov, logo, jazyk, bankový účet a ďalšie parametre si môžete priradiť priamo k dokladu podľa údajov z napojeného ekonomického systému.
- Všetko nastavíte v sekcii detailu integrácie po načítaní údajov zo systému .
- Vždy kontrolujte, ktoré typy dokladov vaša ekonomická služba podporuje – niektoré (napr. zálohové faktúry/dobropisy) nemusia byť dostupné.
- Číslovanie si nastavte tak, aby sa ročne nemenilo a nevznikali duplicity (každý typ iný vzor).
- Pri automatizovanom vystavovaní vždy otestujte aspoň jeden cyklus vystavenia a úhrady na testovacích údajoch.
- Pre špecifické návody pre každý ekonomický systém navštívte príslušné články v tejto sekcii.