Automatizácia spracovania dokladov (faktúr, zálohových faktúr, dobropisov, platieb) výrazne zrýchľuje administratívu a obsluhu objednávok v e-shope. GoodEshop umožňuje nastavovať pokročilé pravidlá a workflow pre vystavovanie, rozosielanie a párovanie dokladov podľa vašich potrieb.
- Zahŕňa automatické vystavenie faktúry, zálohovej faktúry alebo dobropisu pri definovanej udalosti (napr. po vytvorení objednávky, po úhrade, po zmene stavu...)
- Automatické odoslanie e-mailu s dokladom zákazníkovi
- Automatické párovanie platby k dokladu a evidencia úhrad
- Hromadné spracovanie dokladov podľa definovaných podmienok a intervalov
- Pravidlá automatizácie možno nastaviť v sekcii Nastavenia - Ekonomický systém po výbere konkrétnej integrácie.
- Vybrané scenáre:
- Vystaviť faktúru pri vytvorení objednávky
- Vystaviť faktúru až po úhrade objednávky
- Vytvoriť zálohovú faktúru pri objednávke s platbou vopred, ostrú po úhrade
- Dobropis vystaviť automaticky pri zrušení/stornovaní objednávky
- Automaticky označiť faktúru ako uhradenú po párovaní s platbou z banky
- Je možné nastaviť filtráciu podľa spôsobu doručenia, typu platby, stavu objednávky a ďalších parametrov.
- Objednávka príde do systému.
- Systém vystaví faktúru pri zmene stavu na "odoslané".
- Pri nahratí platby (napr. po doručení kuriérom) sa faktúra automaticky označí ako uhradená a odošle e-mailom zákazníkovi.
- Objednávka je vytvorená s platbou vopred (bankovým prevodom/kartou).
- Systém automaticky vystaví zálohovú faktúru a pošle e-mail zákazníkovi.
- Po zaevidovaní platby (bankové párovanie, manuálne alebo automaticky) systém vystaví ostrú faktúru, označí objednávku za "uhradenú" a odošle doklad.
- Objednávka je zrušená (napr. vrátenie, reklamácia).
- Systém umožní vystaviť dobropis buď manuálne, alebo automaticky podľa nastavenia.
- Otestujte workflow najprv na testovacej objednávke.
- Správne nastavte pravidlá pre každý "stav" objednávky; vyhnete sa chýbajúcim faktúram.
- Pri prepojení s bankou a automatickom párovaní majte istotu, že variabilné symboly a sumy sú jednoznačne párované.
- Využite špeciálne polia, šablóny a makrá v dokladoch na automatické doplnenie údajov z objednávky (číslo objednávky, meno zákazníka, spôsob dopravy atď).
- Nevystavia sa všetky doklady: Skontrolujte správne nastavenie pravidiel (stav objednávky, spôsob dopravy/platby, časovač automatizácie).
- Chýbajúca synchronizácia platieb: Overte, či banka/platobná brána je správne napojená a čísla platieb sú jasne napárované k objednávkam.
- Nesprávne číslovanie dokladov: Skontrolujte číselné rady a formáty v nastaveniach integrácie pre každý ekonomický systém.
- Vytváranie vlastných workflow kombinujúc podmienky podľa ľubovôle (napr. špeciálny typ faktúry podľa značky tovaru, krajiny zákazníka alebo zákazníckeho segmentu).
- Automatizácia exportu faktúr pre účtovníka v pravidelných intervaloch.
- Pre pokročilé potreby je možné využiť API a webhooks platformy (ak účet podporuje).
Automatizácia dokladov a workflow v GoodEshop vám pomôžu odbremeniť administračný tím, zrýchliť obsluhu objednávok a znížiť riziko chýb. Pred ostrým spustením vždy dôkladne otestujte nastavenia na testovacích dátach!