Gestionarea facturilor și a documentelor aferente reprezintă o operație de bază în orice magazin online conectat la un sistem contabil. Fynode oferă un sistem clar de setări, automatizări și lucru în masă cu facturile, facturile de avans și notele de credit – având în vedere particularitățile diferitelor platforme contabile.
- Factură fiscală – document fiscal normal, emis pentru o comandă plătită sau trimisă.
- Factură de avans – factură de în Avans, se emite cel mai des la plata în avans; după plată se poate emite automat o factură fiscală.
- Notă de credit – document fiscal de rectificare (anulare), emisă la returnarea integrală sau parțială a plății/comenzii.
- Poți seta emiterea automată a facturii, facturii de avans sau notei de credit pe baza:
- stării comenzii (de ex. „Primită”, „Anulată”)
- tipului de plată/livrare (de ex. „Plată cu cardul”, „Ridicare la livrare”)
- Regulile pot fi setate detaliat – poți avea diferite combinații în funcție de fluxul de lucru. Exemplu:
- Factură de avans la starea „Primită” + „Transfer bancar”
- Factură fiscală la starea „Primită” + „Card de plată”
- Notă de credit la starea „Anulată”
- Nu toate sistemele contabile susțin toate tipurile de documente – dacă nu este posibil să alegi un anumit tip, sistemul nu o suportă.
- Emitere factură fiscală după plata avansului: Dacă setarea este activă, sistemul emite automat factura fiscală după plata avansului, de ex. la plata prin transfer.
- Emitere factură după plata comenzii: Factura se emite fie după plată manuală prin sistem, fie după potrivirea automată cu plata.
- Pentru fiecare tip de document poți seta formatul de numerotare (de ex.
FARRRRCCC, ZALRRRRCCC, DOPRRRRCCC).
RRRR – anul curent pe 4 cifreRR – anul pe 2 cifreCCC – număr parțial cu prefix zeros
- Numărul pentru fiecare tip de document se creează automat în creștere și la începutul anului se resetează.
- Fiecare tip trebuie să aibă propriul format de numerotare.
- În secțiunea Listă de facturi vei găsi lista tuturor documentelor emise.
- Filtrare după stare (plătit/neplătit/parțial plătit), tip (factură fiscală/factură de avans/notă de credit) și căutare fulltext.
- Fiecărui document i se poate atașa un buton pentru descărcare PDF (după descărcare pictograma este verde) și ștergere (posibilitatea de a șterge și din sistemul contabil).
- Acțiuni în masă: descărcare PDF (inclusiv în ZIP sau îmbinare într-un singur PDF) sau șterge mai multe facturi deodată.
La emiterea documentului poți utiliza pentru fiecare câmp un șablon sau un cuvânt special (macro, de ex.: {order.number}, {order.client.name}), pe care sistemul îl va înlocui automat cu valoarea obiectului de comandă:
- Nume, descriere, dată, termen de plată, număr comandă, nume, reducere, notă, OSS și alte date ale clientului.
- Setările nomenclatoarelor, logo-ul, limba, contul bancar și alți parametri pot fi atribuite direct documentului în funcție de datele din sistemul contabil conectat.
- Totul se configurează în secțiunea detaliu a integrării după încărcarea datelor din sistem.
¶ 8. Concluzie și recomandări
- Întotdeauna verificați ce tipuri de documente este compatibil serviciul vostru contabil – unele (de ex. facturi de avans/notă de credit) s-ar putea să nu fie disponibile.
- Configurați numerotarea astfel încât să nu se schimbe anual și să nu apară duplicări (fiecare tip cu propriul format).
- La emiterea automată testați cel puțin un ciclu de emitere și plată pe date de test.
- Pentru ghiduri specifice pentru fiecare sistem contabil, consultați articolele aferente din această secțiune.