Automatizarea procesării documentelor (facturi, facturi de avans, note de credit, plăți) accelerează semnificativ administrația și gestionarea comenzilor în eshop. Fynode permite să configurezi reguli și workflow avansate pentru emiterea, transmiterea și potrivirea documentelor după nevoile tale.
- Include emiterea automată a facturii, facturii de avans sau notei de credit la un eveniment definit (de ex. la crearea comenzii, la plată, la schimbarea stării…)
- Trimiterea automată a unui e-mail cu documentul către client
- Potrivirea automată a plății cu documentul și evidența plăților
- Procesare în masă a documentelor conform condițiilor și intervalelor definite
- Regulele de automatizare pot fi configurate în secțiunea [Setări - Sistem Economic] (https://fynode.ro/accounting) după alegerea integrării specifice.
- Scenariile alese:
- Emitere factură la crearea comenzii
- Emitere factură doar după plata comenzii
- Creare factură de avans la comandă cu plată în avans, factură definitivă după plată
- Notă de credit emisă automat la anularea/anularea comenzii
- Etichetare automată a facturii ca plătită după potrivirea cu plata din bancă
- Se poate seta filtrare după modul de livrare, tipul de plată, stadiul comenzii și alți parametri.
- Comanda intră în sistem.
- Sistemul emite factura la schimbarea stării în „expediat”.
- La înregistrarea plății (de ex. la livrarea de către curier) factura este marcată ca plătită și se trimite clientului prin e-mail.
- Comanda este creată cu plată în avans (transfer bancar/card).
- Sistemul emite automat o factură de avans și trimite e-mail clientului.
- După înregistrarea plății (potrivire bancară, manuală sau automată) sistemul emite factura finală, marchează comanda ca „plătită” și trimite documentul.
¶ Exemplu 3: Notă de credit și anulare comandă
- Comanda este anulată (răspuns, retur, reclamare).
- Sistemul permite emiterea de notă de credit fie manual, fie automat conform setărilor.
¶ 4. Recomandări pentru workflow corect
- Testați workflow-ul mai întâi pe o comandă de test.
- Configurați corect regulile pentru fiecare „stare” a comenzii; evitați facturi lipsă.
- La conectarea cu banca și potrivirea automată, asigurați-vă că symbolurile variabile și sumele sunt potrivite în mod unic.
- Folosiți câmpuri speciale, șabloane și macro-uri în documente pentru a completa automat datele din comandă (numărul comenzii, numele clientului, modul de livrare etc.).
- Nu s-au emis toate documentele: Verificați configurarea corectă a regulilor (stadiul comenzii, modul de livrare/plată, cronometru de automatizare).
- Lipsa sincronizării plăților: Verificați dacă banca/palată de plăți este corect conectată și numerele de plată sunt clar potrivite comenzilor.
- Numerotarea incorectă a documentelor: Verificați seriile de numerotare și formatul în setările de integrare pentru fiecare sistem economic.
- Crearea propriilor workflow combinând condițiile în mod liber (de ex. tip de factură special în funcție de marca produsului, țara clientului sau segmentul acestuia).
- Automatizarea exportului de facturi pentru contabil la intervale regulate.
- Pentru nevoi avansate, se poate utiliza API și webhooks ale platformei (dacă contul permite).
Automatizarea documentelor și workflow în Fynode te ajută să eliberezi echipa administrativă, să accelerezi gestionarea comenzilor și să reduci riscul de erori. Înainte de lansarea în mediul de producție, testează întotdeauna setările pe date de test!