Automatyzacja statusu zamówienia w Fynode umożliwia powiązanie kolejnych kroków procesu zamówienia z płatnością, wysyłką, fakturowaniem i innymi krokami bez ręcznej ingerencji. Workflow zamówienia można skonfigurować zgodnie z konkretnymi potrzebami i zasadami Twojej firmy – od przyjęcia zamówienia po jego zapłatę aż po dostawę lub reklamację.
- W sekcji Banki/Bramy płatności można ustawić zasady dopasowywania (zmienny symbol faktury, numer faktury, numer zamówienia).
- Po pomyślnym dopasowaniu płatności system automatycznie zmieni status zamówienia na wskazany przez Ciebie (np. „opłacone”) – status zmienia się także w przypadku ręcznej płatności na liście zamówień.
- Ustawienie, które pole ma priorytet przy dopasowywaniu, można zmieniać zgodnie z Twoimi preferencjami.
- Po podłączeniu przewoźnika możesz określić status zamówienia po poszczególnych kamieniach milowych:
- po wysłaniu przesyłki,
- po doręczeniu przesyłki,
- po zwróceniu przesyłki,
- po przygotowaniu przesyłki do odbioru (punkt odbioru),
- po nieudanej próbie doręczenia.
- System automatycznie aktualizuje te stany zgodnie z informacjami od przewoźnika.
- Możesz ustawić, przy jakim stanie (lub kombinacji stanu, rodzaju płatności, sposobu dostawy) system automatycznie wygeneruje fakturę, fakturę zaliczkową lub notę kredytową.
- Zaawansowane ustawienia umożliwiają szczegółowy podział zasad: np. wystawianie faktury zaliczkowej przy stanie „Przyjęte” i płatności „Przelewem na konto”, ostrą fakturę przy „Przyjęte” i płatności „ Kartą płatniczą”, nota kredytowa przy „Anulowany”.
- Fakturę można wystawić także automatycznie po zapłacie lub po doręczeniu przesyłki.
- W dowolnym momencie możesz w liście zamówień lub w szczegółach zamówienia ręcznie zmienić status (np. „Wysłane”, „Anulowane”, „Oczekuje na płatność” – zgodnie z dostępnymi statusami Twojego eshopu).
- Zbiorcze zmiany statusu dla wielu zamówień jednocześnie dostępne są przez multiselekt i akcję „Zmień status”.
- Każda zmiana statusu może aktywować konkretny szablon mailowy lub inne powiadomienie – konfigurowalne w sekcji Emaily.
- Możesz wysyłać email przy przyjęciu, zmianie statusu, wystawieniu faktury, doręczeniu czy reklamacji, z możliwością opóźnionego wysłania lub wykluczenia z niektórych marketplace’ów.
- W ustawieniach fakturowania, banku i dla każdego przewoźnika określa, jaki ma być kolejny status zamówienia po spełnieniu określonego warunku (płatność, wysyłka, doręczenie, reklamacja).
- Status zostanie również przepisany w eshopie, jeśli obsługiwane jest dwukierunkowe połączenie.
- Ustaw Workflow, który dokładnie odpowiada Twojemu procesowi sprzedaży i platformie eshop – możesz wykorzystać podstawowe i zaawansowane ustawienia.
- Regularnie sprawdzaj, czy stany zamówień z eshopu korespondują ze stanami w Twoim workflow i platformie eshop (np. Woocommerce, Upgates, Webareal itp.).
- Zawsze testuj automatyczne reguły i zmianę statusu na próbce zamówień przed uruchomieniem ostrej rutyny; pomoże to wykryć nieprawidłowe ustawienia lub brakujące kroki w procesie.
Zautomatyzowany workflow statusu zamówienia w Fynode oznacza płynne przejście od przyjęcia po wysyłkę i księgowanie, lepszą informację dla klientów i zespołu oraz znaczne ograniczenie pracy ręcznej