Moduł reklamacji w Fynode umożliwia efektywną i przejrzystą obsługę całego procesu reklamacji – od prostego zgłoszenia przez klienta, po ewidencję, aż po zamknięcie i zwrotną komunikację. Reklamacyjny workflow jest połączony z publicznym zamówieniem oraz z automatycznymi powiadomieniami i w razie potrzeby umożliwia klientowi bezpośrednie wyrażenie swojej opinii na temat obsługi reklamacji.
- W sekcji ustawień publicznego zamówienia znajdziesz możliwość "Włącz reklamacje" (switch ON/OFF).
- Po włączeniu reklamacji w publicznym zamówieniu klienta pojawi się przycisk "Reklamować".
- Możesz ustawić także inne parametry, takie jak adres email kontaktowy, logo nagłówka publicznego zamówienia czy automatyczne wysyłanie statusów na email klienta.
- Klient w szczegółach zamówienia kliknie "Reklamować".
- Wypełni następujące dane:
- Żądanie klienta dotyczące obsługi (Naprawa, Wymiana, Rabat, Odstąpienie od umowy)
- Opis reklamacji
- Ilość sztuk i wybór konkretnego produktu z zamówienia.
- Po wysłaniu reklamacji:
- W publicznym zamówieniu pojawi się tekst „Przetwarzamy reklamację nr xxx” i klient widzi swój opis reklamacji.
- Zostaje jednocześnie automatycznie wysłany email do administratora sklepu z informacją o nowej reklamacji.
- Pełną listę reklamacji znajdziesz w sekcji Reklamacje, gdzie możesz filtrować według statusu, numeru zamówienia lub klienta.
- Przy każdej reklamacji można:
- Edytować (także oznaczyć jako „Wykonane”)
- Podawać sposób obsługi (dowolny tekst np. „Wymienione”, „Zwrot pieniędzy”, „Naprawione”)
- Podawać wypowiedź klienta
- Przypisać osobę odpowiedzialną za obsługę
- Masowe usunięcie reklamacji
- Po oznaczeniu reklamacji jako "Wykonane" i wypełnieniu sposobu obsługi, w publicznym zamówieniu wyświetla się status „Reklamacja została rozwiązana” i sposób obsługi.
- Jeśli ustawiono automatyczny email na zdarzenie „Wykonanie reklamacji”, klient otrzymuje informację o zamknięciu reklamacji.
- Klient ma możliwość dodać wyjaśnienie dotyczące obsługi reklamacji bezpośrednio ze strony publicznego zamówienia, które pojawi się pod sposobem obsługi. O tej zdarzeniu ponownie informowany jest administrator sklepu.
- Admin może utworzyć reklamację ręcznie w sekcji Reklamacje poprzez przycisk „Nowa reklamacja”.
- Procedura:
- Wprowadzi numer zamówienia – ładują się produkty z zamówienia.
- Wybierze produkty i liczbę sztuk na reklamację i wypełni:
- Temat, opis,
- Żądanie klienta dotyczące obsługi,
- Osoba odpowiedzialna za obsługę,
- Status reklamacji („Wykonane” vs. oczekuje na przetworzenie),
- Sposób obsługi i wypowiedź klienta, jeśli reklamacja jest zamknięta.
- Po zapisaniu reklamacja pojawi się na liście i w zależności od statusu możliwe jest zastosowanie dalszego workflow.
- Oznaczone reklamacje można masowo usunąć.
- Historia i szczegóły każdego przypadku są rejestrowane do celów późniejszych.
- Zarządzanie reklamacjami jest w pełni kompatybilne z innymi modułami systemu (track&trace, powiadomienia email, raportowanie).
- Sklep automatycznie wysyła email administratorowi o każdej nowej reklamacji i klientowi po rozwiązaniu reklamacji lub po dodaniu wyjaśnienia.
- Szablony emailowe można ustawić w sekcji powiadomień emailowych i przypisać również konkretne warunki (np. dla typu płatności, statusu zamówienia itd.).
- Klient zgłasza reklamację w publicznym zamówieniu.
- Admin otrzymuje informację email, reklamacja pojawia się na liście.
- Admin rozpatruje reklamację, dopisuje sposób obsługi, oznacza reklamację jako wykonaną.
- Klient otrzymuje informację email i ma możliwość odpowiedzi.
- Ewentualne uzupełnienie informacji/wypowiedzeń między adminem a klientem.
Moduł reklamacji w Fynode oferuje całkowicie transparentny, przejrzysty i zautomatyzowany proces z możliwością informacji zwrotnej dla obu stron. Wykorzystaj w pełni wszystkie narzędzia do szybkiego i skutecznego rozpatrywania reklamacji w Twoim eshopie!