Automatyzacja workflow po otrzymaniu płatności jest kluczowa dla oszczędności czasu, ograniczenia błędów przy przetwarzaniu zamówień i przyspieszenia procesów wysyłki i księgowości w eshopie. Fynode umożliwia ustawienie elastycznych automatycznych akcji, które uruchamiają się po skutecznym sparowaniu płatności z zamówieniem lub fakturą.
- Zmiana statusu zamówienia:
Po skutecznym sparowaniu płatności możliwe jest automatyczne ustawienie zamówienia na status „uregulowane”, „wysłane” lub własny status klienta zgodnie z potrzebami.
- Wystawienie faktury:
Jeśli integruje się system księgowy, może zostać automatycznie wystawiona ostrożna lub zaliczkowa faktura do zamówienia/faktury zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi zasadami.
- Wysłanie powiadomienia do klienta:
System może automatycznie wysłać e-mail lub SMS do klienta o otrzymanej płatności, zmianie stanu zamówienia lub o planowanej wysyłce.
- Uruchomienie wysyłki/expedicji:
Zamówienie może być automatycznie przeniesione do modułu wysyłkowego/magazynu, lub wygenerować instrukcję do wysyłki/etykiety przewozowej.
- Synchronizacja stanów magazynowych:
Po otrzymaniu płatności i zmianie stanu zamówienia towar jest automatycznie odjęty ze stanu magazynowego (przy ustawieniu w integracji magazynowej).
- W sekcji Bank lub w ustawieniach systemu księgowego aktywuj opcję „Automatyczna zmiana stanu zamówienia po zapłacie”.
- W ustawieniach workflow/reguł wybierz:
- stan zamówienia po otrzymaniu płatności
- akcję z fakturą (czy wystawić nową, zaktualizować, zignorować)
- domyślny tekst/szablon powiadomień (email)
- Przy wielokanałowej sprzedaży (marketplace, multishop) można zdefiniować reguły osobno dla każdego podłączonego kanału.
- Bezpośrednio opłacone zamówienie (kartą, online):
- parowanie płatności → natychmiastowa zmiana stanu na „uregulowane” → wystawienie faktury → powiadomienie klienta → połączenie ze stanem magazynowym → rozpoczęcie wysyłki
- Płatność przelewem:
- parowanie płatności → powiadomienie → wystawienie faktury → zgodnie z zasadami przesunięcie do kolejnego stanu/wysyłki
- Zamówienie z płatnością za pobraniem:
- płatność dopiero po doręczeniu → powiadomienie → wystawienie faktury
- Wszystkie kroki automatyzacji są logowane (w przeglądzie zamówień/logu zadań), z możliwością wstecznej kontroli, historii zmian czy ewentualnej ręcznej ingerencji (np. cofnięcie do stanu sprzed zapłaty).
- Możliwość masowego zastosowania workflow dla większej liczby zamówień naraz (np. przy synchronizacji zwrotnej lub dużych wolumenach płatności).
Automatyzacja workflow po otrzymaniu płatności w Fynode zasadniczo przyspiesza proces obsługi zamówień, redukuje liczbę ręcznych operacji i umożliwia płynne prowadzenie działalności także przy dużych wolumenach sprzedaży i multikanałowym sklepie.