Zarządzanie fakturami i powiązanymi dokumentami należy do podstawowych operacji w każdym eshopie z integracją z systemem księgowym. Fynode oferuje przejrzysty system ustawień, automatyzacji i masowej pracy z fakturami, fakturami zaliczkowymi, a także notami kredytowymi – z uwzględnieniem specyfiki różnych platform księgowych.
- Faktura ostra – zwykły dokument księgowy wystawiany do zapłaconego lub wysłanego zamówienia.
- Faktura zaliczkowa – faktura zaliczkowa, wystawiana najczęściej przy płatności z góry, po opłaceniu możliwe jest automatyczne wystawienie faktury ostrej.
- Nota kredytowa – dokument księgowy korygujący (storno), wystawiany przy całkowitym lub częściowym zwrocie płatności/zamówienia.
- Możesz ustawić automatyczne wystawienie faktury, faktury zaliczkowej lub noty kredytowej na podstawie:
- statusu zamówienia (np. „Przyjęte”, „Anulowane”)
- typu płatności/dostawy (np. „Płatność kartą”, „Odbiór za pobraniem”)
- Zasady można konfigurować szczegółowo – możesz mieć różne kombinacje w zależności od potrzeb workflow. Przykład:
- Faktura zaliczkowa przy stanie „Przyjęte” + „Przelew na konto”
- Faktura ostrawa przy stanie „Przyjęte” + „Płatność kartą”
- Nota kredytowa przy stanie „Anulowane”
- Nie wszystkie systemy księgowe obsługują wszystkie typy dokumentów – jeśli niemożliwe jest wybranie danego typu, system go nie obsługuje.
- Wystawienie ostrej faktury po uregulowaniu zaliczki: jeśli ustawienie jest aktywne, system automatycznie wystawi ostrą fakturę po uregulowaniu zaliczki, np. przy płatności przelewem.
- Wystawienie faktury po uregulowaniu zamówienia: faktura zostanie wystawiona buď po ręcznej zapłacie przez system, atau po automatycznym dopasowaniu z płatnością.
- Dla każdego typu dokumentu można ustawić format numerowania (np.
FARRRRCCC, ZALRRRRCCC, DOPRRRRCCC).
RRRR – bieżący rok w四 cyfrachRR – rok w dwóch cyfrachCCC – numer porządkowy z wiodącymi zerami
- Numer dla każdego typu dokumentu rośnie automatycznie i na początku roku jest zerowany.
- Każdy typ musi mieć własny format numerowania.
- W sekcji Wykaz faktur znajdziesz przegląd wszystkich wystawionych dokumentów.
- Filtr według stanu (opłacone / nieopłacone / częściowo opłacone), typu (ostra / zaliczka / nota kredytowa) oraz pełnotekstowe wyszukiwanie.
- Każdemu dokumentowi przypisane jest przycisk do Pobierz PDF (po pobraniu ikona jest zielona) i Usuń (z możliwością usunięcia także z systemu księgowego).
- Masowe akcje: pobrać PDF (także w ZIP lub połączone w jeden PDF) lub usunąć wiele faktur naraz.
Przy wystawianiu dokumentu możesz dla każdego pola użyć szablonu lub specjalnego słowa (makro, np. {order.number}, {order.client.name}), które system automatycznie zastąpi konkretną wartością zamówienia:
- Nazwa, opis, data, termin płatności, numer zamówienia, imię i nazwisko, rabat, notatka, OSS oraz inne dane klienta.
- Ustawienia słowników, logo, język, rachunek bankowy i inne parametry możesz przypisać bezpośrednio do dokumentu zgodnie z danymi z podłączonego systemu księgowego.
- Wszystko skonfigurujesz w sekcji szczegółu integracji po załadowaniu danych z systemu.
- Zawsze sprawdzaj, które typy dokumentów obsługuje Twoja usługa księgowa – niektóre (np. faktury zaliczkowe/noty kredytowe) mogą nie być dostępne.
- Numerację ustaw tak, aby nie zmieniała się rocznie i nie powstawały duplikaty (dla każdego typu inny wzór).
- W przypadku automatyzowanego wystawiania przetestuj przynajmniej jeden cykl wystawienia i płatności na danych testowych.
- W przypadku specyficznych instrukcji dla każdego systemu księgowego odwiedź odpowiednie artykuły w tej sekcji.