Automatyzacja przetwarzania dokumentów (faktur, faktur zaliczkowych, not kredytowych, płatności) znacznie przyspiesza administrację i obsługę zamówień w eshopie. Fynode umożliwia ustawianie zaawansowanych reguł i workflow dla wystawiania, rozsyłania i parowania dokumentów według waszych potrzeb.
- Obejmuje automatyczne wystawienie faktury, faktury zaliczkowej lub noty kredytowej przy zdefiniowanejder wydarzeniu (np. po utworzeniu zamówienia, po zapłacie, po zmianie statusu...)
- Automatyczne wysłanie e-maila z dokumentem do klienta
- Automatyczne parowanie płatności z dokumentem i ewidencja wpłat
- Masowe przetwarzanie dokumentów według zdefiniowanych warunków i interwałów
- Reguły automatyzacji można ustawić w sekcji Nastawienia - System ekonomiczny po wybraniu konkretnej integracji.
- Wybrane scenariusze:
- Wystawić fakturę przy utworzeniu zamówienia
- Wystawić fakturę dopiero po zapłacie za zamówienie
- Utworzyć fakturę zaliczkową przy zamówieniu z płatnością z góry, ostrą po zapłacie
- Notę kredytową wystawić automatycznie przy anulowaniu/rezygnacji zamówienia
- Automatycznie oznaczyć fakturę jako opłaconą po sparowaniu z płatnością z banku
- Można ustawić filtrację według sposobu dostawy, typu płatności, stanu zamówienia i innych parametrów.
- Zamówienie trafia do systemu.
- System wystawi fakturę po zmianie stanu na „wysłane”.
- Po załadowaniu płatności (np. po doręczeniu kurierem) faktura zostanie automatycznie oznaczona jako opłacona i wyśle e-mail do klienta.
- Zamówienie utworzone z płatnością z góry (przelew bankowy/karta).
- System automatycznie wystawi fakturę pro forma i wyśle e-mail do klienta.
- Po zaksięgowaniu płatności (parowanie bankowe, ręczne lub automatyczne) system wystawi fakturę właściwą, oznaczy zamówienie jako „opłacone” i wyśle dokument.
- Zamówienie zostaje anulowane (np. zwrócenie, reklamacja).
- System umożliwi wystawienie noty kredytowej ręcznie lub automatycznie zgodnie z ustawieniami.
- Przetestuj workflow najpierw na testowym zamówieniu.
- Prawidłowo ustaw reguły dla każdego „stanu” zamówienia; unikniesz brakujących faktur.
- Przy połączeniu z bankiem i automatycznym parowaniem upewnij się, że numery zmiennych i sume są jednoznacznie sparowane.
- Wykorzystaj specjalne pola, szablony i makra w dokumentach do automatycznego uzupełniania danych z zamówienia (numer zamówienia, imię klienta, sposób dostawy itp.).
- Nie wystawiają się wszystkie dokumenty: Sprawdź prawidłowość ustawień reguł (stan zamówienia, sposób dostawy/płatności, timer automatyzacji).
- Brak synchronizacji płatności: Sprawdź, czy bank/brama płatnicza jest prawidłowo podłączona i numery płatności są jednoznacznie sparowane z zamówieniami.
- Niewłaściwe numerowanie dokumentów: Sprawdź numeracje i formaty w ustawieniach integracji dla każdego systemu ekonomicznego.
- Tworzenie własnych workflow łączących warunki według upodobań (np. specjalny typ faktury według marki towaru, kraju klienta lub segmentu klienta).
- Automatyzacja eksportu faktur dla księgowego w regularnych interwałach.
- Do zaawansowanych potrzeb można wykorzystać API i webhooki platformy (jeśli konto to obsługuje).
Automatyzacja dokumentów i workflow w Fynode pomoże odciążyć zespół administracyjny, przyspieszyć obsługę zamówień i zredukować ryzyko błędów. Przed ostrym uruchomieniem zawsze dokładnie przetestuj ustawienia na danych testowych!