A számlák és kapcsolódó dokumentumok kezelése alapvető művelet minden e-shopban, amely összeköttetésben van a gazdaságos rendszerrel. Az Fynode áttekinthető beállítási, automatizálási és tömeges munkafolyamat-kezelési lehetőségeket kínál számlákra, előlegekre és jóváírásokra – figyelembe véve a különböző számviteli platformok sajátosságait.
- Éles számla – rendes adóigazolvány, amely egy kifizetett vagy elküldött megrendeléshez készül.
- Előleg számla – előlegező számla, amelyet leggyakrabban előrefizetés esetén állítanak ki; a kiegyenlítés után automatikusan ki lehet állítani az éles számlát.
- Jóváírás – adóigazoló dokumentum (stornó), amely a teljes vagy részleges visszatérítés esetén készül.
- Beállítható automatikus számla-, előlegszámla- vagy jóváírás-kibocsátás a következők alapján:
- megrendelés állapota (például „Elfogadva”, „Törölt”)
- fizetési/t szállítási típus (például „Kártyás fizetés”, „Átvétel utánszámla”)
- A szabályok részletesen konfigurálhatók – különböző kombinációk a workflow igényei szerint. Példák:
- Előlegszámla az állapotnál „Elfogadva” + „Átutalás a bankszámlára”
- Éles számla az állapotnál „Elfogadva” + „ Bankkártya”
- Jóváírás az állapotnál „Törölt”
- Nem minden gazdasági rendszer támogat minden dokumentumtípust – ha egy adott típus kiválasztása nem lehetséges, a rendszer nem támogatja azt.
- Éles számla kiállítása az előleg fizetése után: ha a beállítás aktív, a rendszer automatikusan kiállítja az éles számlát az előleg kiegyenlítése után (pl. átutalás esetén).
- Számla kiállítása a megrendelés kiegyenlítése után: a számla vagy manuális kiegyenlítés esetén a rendszer kiállítja, vagy automatikus párosítással a fizetéssel.
- Minden dokumentumtípushoz beállítható a számformátum (pl.
FARRRRCCC, ZALRRRRCCC, DOPRRRRCCC).
RRRR – az aktuális év 4 számjegybenRR – az év 2 számjegybenCCC – sorszám nullás előtaggal
- Minden típushoz külön számozási minta tartozik, és az év elején nullázódik.
- Minden típusnak külön számozási minta kell legyen.
- A Számlák listája oldalon áttekintheti az összes kiállított dokumentumot.
- Szűrés állapot szerint (fizetett/fizetetlen/részben fizetett), típus szerint (éles/el mav előleg/jóváírás) és teljes szöveg alapján keresés.
- Minden dokumentumnak van egy gombja a PDF letöltése (letöltés után a ikon zöld), és törlés (gazdasági rendszerből is törölhető).
- Tömeges műveletek: letöltés PDF-ben (akár ZIP-ben vagy egyesített PDF-ben) vagy több számla egyszerre törlése.
Dokumentum kiállításakor minden mezőhöz használhat sablont vagy speciális szót (makró, pl. {order.number}, {order.client.name}), amely a rendszer automatikusan helyettesíti a megrendelés konkrét értékével:
- Név, leírás, dátum, határidő, megrendelés száma, név, kedvezmény, megjegyzés, OSS és egyéb ügyféladatok.
- A listák, logó, nyelv, bankszámla és egyéb paraméterek hozzárendelhetők közvetlenül a dokumentumhoz a kapcsolódó gazdasági rendszer adatai alapján.
- Mindent az integráció részletein belül állíthat be a rendszer betöltése után.
- Mindig ellenőrizze, melyik dokumentumtípusokat támogatja a gazdasági szolgáltatója – néhány (pl. előlegek/jóváírások) nem biztos, hogy elérhető.
- Számozást állítsa úgy, hogy évről évre ne változzon és ne keletkezzen duplikáció (minden típusnak külön minta).
- Automatizált kiállítás esetén mindig teszteljen legalább egy ciklust a kiállítás és a fizetés tesztadatokon.
- Specifikus útmutatók minden gazdasági rendszerhez a megfelelő cikkekben ebben a szakaszban.