Automatizált dokumentumkezelés (számlák, előlegszámlák, jóváírások, kifizetések) jelentősen gyorsítja az adminisztrációt és a megrendeléskezelést az eshopban. Fynode lehetővé teszi fejlett szabályok és workflow-ok beállítását a dokumentumok kiállítására, kiküldésére és párosítására a saját igények szerint.
- Magába foglalja a számla, előlegszámla vagy jóváírás automatikus kiállítását meghatározott esemény esetén (pl. rendelés létrejötte után, kiegyenlítés után, állapotváltozás után...).
- Automatikus e-mail küldése a vevőnek a dokumentummal.
- Automatikus fizetés párosítása a dokumentumhoz és a befizetések nyilvántartása.
- Tömörített dokumentumkezelés a meghatározott feltételek és intervallumok alapján.
- Az automatizálási szabályokat a Beállítások - Gazdasági rendszer szekcióban lehet beállítani, a konkrét integráció kiválasztása után.
- Kiválasztott forgatókönyvek:
- Számla kiállítása a rendelés létrejötténél
- Számla kiállítása a rendelés kiegyenlítéséig
- Előlegszámla kiállítása előre fizetett rendelések esetén, élő számla kiállítása a kiegyenlítés után
- Jóváírás automatikus kiállítása a rendelés törlése/kivonása esetén
- Számla megjelölése fizetettként a banki párosítás után
- Lehet szűrőt beállítani a kézbesítési mód, a fizetési típus, a rendelés állapot és egyéb paraméterek szerint.
- A rendelés belép a rendszerbe.
- A rendszer kiállítja a számlát az állapotnál, amely „Küldésre” módosul.
- A kifizetés feltöltésekor (pl. futár kézbesítése után) a számla automatikusan fizetettnek van jelölve és e-mailben elküldésre kerül a vevőnek.
- A rendelés előre fizetéssel (banki átutalás/kártya) jön létre.
- A rendszer automatikusan kiállít egy előlegszámlát és elküldi a vevőnek.
- A fizetés rögzítése (banki párosítás, manuális vagy automatikus) után a rendszer kiállítja a végső számlát, a rendelést „kifizetett”-nek jelöli és elküldi a dokumentumot.
- A rendelés lekerül (pl. visszavétel, reklamáció).
- A rendszer lehetővé teszi jóváírás kiállítását vagy manuálisan, vagy a beállítás szerint automatikusan.
- Előzetesen próbálja ki a workflow-ot egy teszt rendelésen.
- Helyesbítse a szabályokat minden „állapot” rendelésnél; kerüljék el a hiányzó számlákat.
- Bankkal való összekapcsolás és automatikus párosítás esetén győződjön meg róla, hogy a változó szimbólumok és összegek egyértelműen párosítva vannak.
- Használja ki a speciális mezőket, sablonokat és makrókat a dokumentumokban a megrendelés adatok automatikus kitöltésére (rendelésszám, vevő neve, szállítás módja stb.).
- Minden dokumentum nem kerül kiállításra: Ellenőrizze a szabályok helyes beállítását (rendelés állapota, szállítási/fizetési mód, automatizáció időzítője).
- Fizetések szinkronizálásának hiánya: ellenőrizze, hogy a banki/fizetési kapu megfelelően van-e összekapcsolva, és a fizetési számok egyértelműen párosítva vannak a rendelésekkel.
- Dokumentumok számozásának helytelen formátuma: ellenőrizze a számelosztásokat és formátumokat az integráció beállításaiban minden gazdasági rendszerhez.
- Saját workflow-k létrehozása a feltételek szabad kombinációjával (pl. különleges számlatípus egy adott márka, vevői ország vagy ügyfélcsoport alapján).
- Számlák exportálása könyveló számára meghatározott időközönként.
- Haladó igények esetén API és webhooks használata a platformon (ha az fiók támogatja).
Automatizáció a dokumentumokra és a workflow Fynode-ben segít tehermentesíteni az adminisztratív csapatot, gyorsítani a megrendeléskezelést és csökkenteni a hibalehetőséget. A bevezetés előtt mindig alaposan tesztelje a beállításokat tesztadatokon!