Automatizace stavu objednávky v GoodEshop umožňuje propojit jednotlivé kroky procesu objednávky s platbou, expedicí, fakturací i dalšími kroky bez manuálního zásahu. Workflow objednávky je možné nastavit podle konkrétních potřeb a pravidel vaší firmy – od přijetí objednávky přes její úhradu až po doručení nebo reklamaci.
- V sekci Banky/Platební brány můžete nastavit pravidla párování (variabilní symbol faktury, číslo faktury, číslo objednávky).
- Po úspěšném párování platby systém automaticky změní stav objednávky na vámi určený (např. „uhrazená“) – stav se mění i v případě manuální úhrady v seznamu objednávek.
- Nastavení, které pole má prioritu při párování, je možné měnit podle vašich preferencí.
- Při napojení couriéru můžete určit stav objednávky po jednotlivých milnících:
- po odeslání zásilky,
- po doručení zásilky,
- po vrácení zásilky,
- po přípravě zásilky k převzetí (výdejní místo),
- po neúspěšném pokusu o doručení.
- Systém tyto stavy aktualizuje automaticky podle informací od couriéru.
- Můžete nastavit, při jakém stavu (nebo kombinaci stavu, typu platby, způsobu dodání) systém automaticky vytvoří fakturu, zálohovou fakturu nebo dobropis.
- Pokročilé nastavení umožňují detailní rozdělení pravidel: např. vystavit zálohovou fakturu při stavu „Přijatá“ a platbě „Prevodem na účet“, ostrou fakturu při „Přijatá“ a platbě „Platební kartou“, dobropis při „Zrušená“.
- Fakturu je možné vystavit i automaticky po úhradě nebo po doručení zásilky.
- Kdykoliv můžete v seznamu objednávek nebo v detailu objednávky změnit stav ručně (např. „Vyexpedovaná“, „Storno“, „Čeká na platbu“ – podle nabídky stavů vašeho eshopu).
- Hromadné změny stavu pro více objednávek najednou jsou dostupné přes multiselect a akci „Změnit stav“.
- Každá změna stavu může aktivovat konkrétní emailovou šablonu nebo jinou notifikaci – nastavitelné v sekci Emailové šablony.
- Můžete tak posílat email při přijetí, změně stavu, vystavení faktury, doručení či reklamaci, s možností odloženého odeslání nebo vyloučení z určitých trhů.
- V nastavení fakturace, banky i pro každého couriéru určí, jaký má být další stav objednávky po splnění určité podmínky (úhrada, expedice, doručení, reklamace).
- Stav se přepíše i v eshopu, pokud je povolené obousměrné napojení.
- Nastavte si workflow, který přesně vyhovuje vašemu prodejnímu procesu a platformě eshopu – můžete využít základní i pokročilé nastavení.
- Pravidelně ověřujte, zda stavy objednávek z eshopu odpovídají stavům ve vašem workflow a platformě (např. Woocommerce, Upgates, Webareal apod.).
- Vždy testujte automatizační pravidla a změnu stavu na vzorku objednávek před spuštěním ostré rutiny; tím odhalíte nesprávná nastavení nebo chybějící kroky v procesu.
Automatizovaný workflow stavu objednávky v GoodEshop znamená plynulý přechod od přijetí po expedici a účtování, lepší informovanost zákazníků i týmu a výrazné snížení manuální práce.