Správa faktur a souvisejících dokladů patří k základním operacím v každém eshopu s propojením na ekonomický systém. Goodeshop nabízí přehledný systém nastavení, automatizace a hromadné práce s fakturami, zálohovými fakturami i dobropisy – s ohledem na specifika různých účetních platforem.
- Ostrá faktura – řádný daňový doklad, který se vystavuje k zaplacené nebo odeslané objednávce.
- Zálohová faktura – zálohová faktura, vystavuje se nejčastěji při platbě předem, po úhradě je možné automaticky vystavit ostrou fakturu.
- Dobropis – opravný daňový doklad (storno), vystavuje se při úplném nebo částečném vrácení platby/objednávky.
- Můžete nastavit automatické vystavení faktury, zálohové faktury nebo dobropisu na základě:
- stavu objednávky (např. „Přijatá“, „Zrušená“)
- typu platby/doručení (např. „Platba kartou“, „Odběr na dobírku“)
- Pravidla je možné nastavovat podrobně – můžete mít různé kombinace podle potřeb workflow. Příklad:
- Zálohová faktura při stavu „Přijatá“ + „Prevod na účet“
- Ostrá faktura při stavu „Přijatá“ + „Platební karta“
- Dobropis při stavu „Zrušená“
- Ne všechny ekonomické systémy podporují všechny typy dokladů – pokud není možné určitý typ zvolit, systém ho nepodporuje.
- Vystavení ostré faktury po úhradě zálohové: Pokud je nastavení aktivní, systém automaticky vystaví ostrou fakturu po úhradě zálohové, např. při platbě převodem.
- Automatické vystavení faktury po úhradě objednávky: Faktura se vystaví buď po manuální úhradě přes systém, nebo po automatickém spárování s platbou.
- Pro každý typ dokladu můžete nastavit formát číslování (např.
FARRRRCCC, ZALRRRRCCC, DOPRRRRCCC).
RRRR – aktuální rok na 4 číslaRR – rok na 2 číslaCCC – pořadové číslo s nulovým prefixem
- Číslo pro každý typ dokladu se automaticky zvyšuje a na začátku roku se vynuluje.
- Každý typ musí mít vlastní formát číslování.
- V sekci Seznam faktur najdete přehled všech vystavených dokladů.
- Filtr podle stavu (uhrazená/neuhrazená/částečně uhrazená), typu (ostrý/zálohový/dobropis) a fulltextové vyhledávání.
- Každý doklad má tlačítko na stažení PDF (po stažení je ikona zelená) a smazání (s možností smazat i z ekonomického systému).
- Hromadné akce: stáhnout PDF (i v ZIP nebo spojit do jednoho PDF) nebo smazat více faktur najednou.
Při vystavování dokladu můžete pro každé pole využít šablonu nebo speciální slovo (makro, např. {order.number}, {order.client.name}), které systém automaticky nahradí konkrétní hodnotou objednávky:
- Název, popis, datum, splatnost, číslo objednávky, měna, sleva, poznámka, OSS a další klientské údaje.
- Nastavení číselníků, loga, jazyka, bankovního účtu a dalších parametrů si můžete přiřadit přímo k dokladu podle údajů z napojeného ekonomického systému.
- Vše nastavíte v sekci detailu integrace po načtení údajů ze systému.
- Vždy kontrolujte, které typy dokladů vaše ekonomická služba podporuje – některé (např. zálohové faktury/dobropisy) nemusí být dostupné.
- Číslování si nastavte tak, aby se ročně neměnilo a nevznikaly duplicity (každý typ jiný vzor).
- Při automatizovaném vystavování vždy otestujte alespoň jeden cyklus vystavení a úhrady na testovacích datech.
- Pro specifické návody pro každý ekonomický systém navštivte příslušné články v této sekci.