Automatizace zpracování dokladů (faktur, zálohových faktur, dobropisů, plateb) výrazně urychluje administrativu a obsluhu objednávek v eshopu. GoodEshop umožňuje nastavovat pokročilá pravidla a workflow pro vystavování, rozesílání a párování dokladů podle vašich potřeb.
- Zahrnuje automatické vystavení faktury, zálohové faktury nebo dobropisu při definované události (např. po vytvoření objednávky, po úhradě, po změně stavu...)
- Automatické odeslání e-mailu s dokladem zákazníkovi
- Automatické párování platby k dokladu a evidence úhrad
- Hromadné zpracování dokladů podle definovaných podmínek a intervalů
- Pravidla automatizace lze nastavit v sekci Nastavení - Ekonomický systém po výběru konkrétní integrace.
- Vybrané scénáře:
- Vystavit fakturu při vytvoření objednávky
- Vystavit fakturu až po úhradě objednávky
- Vytvořit zálohovou fakturu při objednávce s platbou předem, ostrou po úhradě
- Dobropis vystavit automaticky při zrušení/stornování objednávky
- Automaticky označit fakturu jako uhrazenou po párování s platbou z banky
- Je možné nastavit filtraci podle způsobu doručení, typu platby, stavu objednávky a dalších parametrů.
- Objednávka přijde do systému.
- Systém vystaví fakturu při změně stavu na "odeslané".
- Při nahrání platby (např. po doručení kurýrem) se faktura automaticky označí jako uhrazena a odešle e-mailem zákazníkovi.
- Objednávka je vytvořena s platbou předem (bankovním převodem/kartou).
- Systém automaticky vystaví zálohovou fakturu a pošle e-mail zákazníkovi.
- Po zaevidování platby (bankové párování, manuálně nebo automaticky) systém vystaví ostrou fakturu, označí objednávku za "uhrazenou" a odešle doklad.
- Objednávka je zrušena (např. vrácení, reklamace).
- Systém umožní vystavit dobropis buď manuálně, nebo automaticky podle nastavení.
- Otestujte workflow nejprve na testovací objednávce.
- Správně nastavte pravidla pro každý "stav" objednávky; vyhnete se chybějícím fakturám.
- Při propojení s bankou a automatickém párování mějte jistotu, že variabilní symboly a částky jsou jednoznačně párovány.
- Využijte speciální pole, šablony a makra v dokladech pro automatické doplnění údajů z objednávky (číslo objednávky, jméno zákazníka, způsob dopravy atd.).
- Nevystaví se všechny doklady: Zkontrolujte správné nastavení pravidel (stav objednávky, způsob dopravy/platby, časovač automatizace).
- Chybějící synchronizace plateb: Ověřte, zda je banka/platební brána správně napojena a čísla plateb jsou jasně párována k objednávkám.
- Nesprávné číslování dokladů: Zkontrolujte číselné řady a formáty v nastavení integrace pro každý ekonomický systém.
- Vytváření vlastních workflow kombinováním podmínek podle libovolných kritérií (např. speciální typ faktury podle značky zboží, země zákazníka nebo segmentu zákazníka).
- Automatizace exportu faktur pro účetního v pravidelných intervalech.
- Pro pokročilé potřeby je možné využít API a webhooky platformy (pokud účet podporuje).
Automatizace dokladů a workflow v GoodEshop vám pomohou odbřemenit administrativní tým, urychlit obsluhu objednávek a snížit riziko chyb. Před ostrým spuštěním vždy důkladně otestujte nastavení na testovacích datech!